Ressources
Liste de contrôle de réception et de distribution des dons
Utilisez cette liste pour harmoniser la réception et la distribution. Elle rend les rapports cohérents et réduit les pertes pendant les périodes chargées.
Liste de contrôle (réception → stockage → distribution)
Imprimez cette liste et utilisez-la lors des journées de réception et des événements de distribution.
- 1
Définissez les emplacements de réception (quai ou table, préparation, stockage).
- 2
Enregistrez les détails de base de la réception (source, date, catégorie, état).
- 3
Affectez immédiatement un emplacement de destination (ne laissez pas les articles « sans emplacement »).
- 4
Séparez les articles endommagés ou périmés et documentez les exceptions avec des notes.
- 5
Organisez les emplacements de stockage pour que les bénévoles trouvent rapidement les articles.
- 6
Créez un plan de distribution simple (quoi va où, par programme ou par site).
- 7
Enregistrez les transferts vers les programmes et sites avec des destinations claires.
- 8
Utilisez une liste de préparation pour les événements de distribution et vérifiez-la lors du passage de relais.
- 9
Après la distribution, effectuez un rapprochement simple : ce qui a été déplacé et ce qui reste.
- 10
Exportez des synthèses pour les rapports aux parties prenantes (réception et distribution).
- 11
Examinez les lacunes récurrentes (catégories manquantes, emplacements confus) et corrigez le processus.
- 12
Répétez avec la même structure d’emplacements pour maintenir des rapports cohérents au fil du temps.
Conseils pour des rapports rapides et crédibles
La transparence vient de la cohérence : emplacements, transferts et exceptions claires.
- Maintenez des catégories simples et cohérentes entre les sites.
- Enregistrez toujours un emplacement de destination pour les mouvements.
- Traitez les exceptions (dommages et péremption) comme des événements à part entière avec des notes.
- Exportez après chaque événement de distribution pour faciliter les rapports ultérieurs.
Dossiers à préparer pour chaque service
- Identifiant et unité de l’article ; enregistrez les conversions des cartons en unités.
- Date, quantité, état et emplacement de réception ou de sortie.
- Référence du programme ou du don ; enregistrez les restrictions lorsqu’elles sont pertinentes.
- Référence du mouvement et personne responsable ; motif et personne chargée de la revue pour les ajustements.
Gardez les données personnelles des bénéficiaires et des donateurs hors des feuilles de stocks largement partagées. Utilisez un dossier distinct avec un accès approprié.
Lire le guide de gestion des stocks des organismes à but non lucratifSouhaitez-vous de l’aide pour cartographier votre processus ?
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