Recursos
Lista de comprobación de recepción y distribución de donaciones
Utilice esta lista para estandarizar recepción y distribución. Hace coherentes los informes y reduce las pérdidas en periodos de mucha actividad.
Lista de comprobación (recepción → almacenamiento → distribución)
Imprima esta lista y utilícela durante los días de recepción y los eventos de distribución.
- 1
Defina las ubicaciones de recepción (muelle o mesa, preparación y almacenamiento).
- 2
Registre los detalles básicos de recepción (origen, fecha, categoría y estado).
- 3
Asigne de inmediato una ubicación de destino (no deje los artículos «sin ubicación»).
- 4
Separe los artículos dañados o caducados y documente las excepciones con notas.
- 5
Organice las ubicaciones de almacenamiento para que los voluntarios encuentren rápidamente los artículos.
- 6
Cree un plan sencillo de distribución (qué va a dónde, por programa o centro).
- 7
Registre los traslados a programas y centros con destinos claros.
- 8
Utilice una lista de preparación para los eventos de distribución y compruébela en el traspaso.
- 9
Después de la distribución, realice una conciliación sencilla: qué se movió y qué queda.
- 10
Exporte resúmenes para los informes a las partes interesadas (recepción y distribución).
- 11
Revise las carencias recurrentes (categorías que faltan, ubicaciones confusas) y corrija el proceso.
- 12
Repita con la misma estructura de ubicaciones para mantener coherentes los informes a lo largo del tiempo.
Consejos para informes rápidos y creíbles
La transparencia nace de la coherencia: ubicaciones, traslados y excepciones claras.
- Mantenga categorías sencillas y coherentes entre centros.
- Registre siempre una ubicación de destino para los movimientos.
- Trate las excepciones (daños y caducidad) como eventos con entidad propia y notas.
- Exporte después de cada evento de distribución para facilitar los informes posteriores.
Registros que preparar para cada turno
- Identificador y unidad del artículo; registre las conversiones de cajas a unidades.
- Fecha, cantidad, estado y ubicación de recepción o entrega.
- Referencia del programa o la donación; registre las restricciones cuando corresponda.
- Referencia del movimiento y persona responsable; motivo y persona revisora para los ajustes.
Mantenga los datos personales de beneficiarios y donantes fuera de las hojas de existencias de amplia difusión. Utilice un registro separado con acceso adecuado.
Lea la guía de gestión de inventario para organizaciones sin fines de lucro¿Desea ayuda para definir su flujo de trabajo?
¿Desea estandarizar la recepción entre centros? Podemos ayudar a definir sus ubicaciones y el flujo de distribución.
Hablar con ventas