Quản lý tồn kho phi lợi nhuận: từ nhận quyên góp đến phân phối
Quản lý tồn kho phi lợi nhuận là giữ hồ sơ dùng được về hàng hóa vật chất nhận, giữ, phân phối. Kho thực phẩm, tủ vật tư cộng đồng, chương trình học phẩm cần trả lời cùng câu hỏi: có gì, ở đâu, luân chuyển nào giải thích số dư?
Bắt đầu một vị trí, tập nhỏ mặt hàng phân phối thường xuyên. Bảng tính chung có thể đủ khi một người duy trì; nhiều vị trí hay ca tình nguyện chồng nhau làm tên hàng nhất quán, quyền truy cập, lịch sử luân chuyển quan trọng hơn. Quy trình dưới dùng được trước khi chọn phần mềm.
1. Ghi nhận hàng quyên góp được tiếp nhận theo một đơn vị nhất quán
Đặt tên và đơn vị ổn định cho mỗi mặt hàng, như một bộ vệ sinh hoặc một thùng niêm phong. Ghi lượng nhận, ngày, tình trạng, địa điểm tiếp nhận và mã tham chiếu quyên góp. Giữ thông tin liên hệ nhà tài trợ trong hồ sơ riêng phù hợp thay vì bảng kho chia sẻ với mọi tình nguyện viên.
Nếu một thùng chứa 12 đơn vị, ghi rõ quy đổi đó. Không cộng thùng với đơn vị lẻ. Ghi hạn chế chương trình, tham chiếu lô và ngày liên quan khi hoạt động cần. Hồ sơ tồn kho không phải định giá của nhà tài trợ hay biên nhận thuế.
2. Tách hàng tồn sẵn có khỏi hàng bị giữ và hàng điều chuyển
Dùng vị trí rõ cho lưu trữ, lấy hàng, hàng giữ lại. Ghi mỗi luân chuyển với mặt hàng, lượng, nguồn, đích, ngày, người chịu trách nhiệm. Chuyển giữa hai cơ sở đổi số dư của chúng nhưng không tính phân phối cho người thụ hưởng.
Với thực phẩm quyên góp, làm theo quy trình tiếp nhận và bảo quản của tổ chức nhận. Feeding America khuyên hỏi ngân hàng thực phẩm địa phương và giữ nhãn gốc cùng bao bì nguyên vẹn. Không coi ghi chú phần mềm là quyết định an toàn thực phẩm.
3. Đối soát một đợt phân phối qua ví dụ tính toán
Ví dụ, không phải kết quả khách hàng: kho vật tư bắt đầu với 40 bộ vệ sinh, nhận 60, phân phối 55 và loại bỏ 3 bộ hỏng. Tồn cuối kỳ dự kiến là 40 + 60 − 55 − 3 = 42 bộ. Kiểm đếm thực tế 41 tạo chênh lệch −1 bộ.
Kiểm tra hồ sơ tiếp nhận, bảng phân phối, điều chuyển và nhật ký hư hỏng trước khi điều chỉnh số dư. Ghi lại giải thích và người xem xét để tình nguyện viên đến sau hiểu quyết định. Kiểm đếm định kỳ những mặt hàng thường được điều chuyển thay vì chờ bất ngờ cuối năm.
4. Báo cáo điều chuyển mà không phóng đại tác động
Bản tổng hợp kỳ hữu ích bao gồm tồn đầu kỳ, hàng nhận, phân phối, hao hụt, tồn cuối kỳ và chênh lệch chưa được giải quyết theo chương trình và địa điểm. Giữ sẵn tài liệu tham chiếu gốc để xem xét. Số lượng hàng được phân phối là chỉ số vận hành; tự chúng không chứng minh kết quả đối với người thụ hưởng hay việc tuân thủ yêu cầu tài trợ.
Dùng danh sách quyên góp có thể in cho bàn giao ca. Nếu cần vị trí, điều chuyển chung, so quy trình giải pháp phi lợi nhuận với hiện tại, xác nhận trường bắt buộc, nhu cầu báo cáo trong trình diễn.