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Checkliste für IT-Betriebsmittel beim Ausscheiden
Nutzen Sie diese Checkliste, wenn jemand ausscheidet oder die Rolle wechselt. Sie hält die Verwahrungsverantwortung sauber dokumentiert und erleichtert Prüfungen.
Checkliste: Rückgabe → Datenlöschung → erneute Ausgabe
Drucken Sie dies aus und nutzen Sie es als Standardcheckliste beim Ausscheiden.
- 1
Ermitteln Sie alle der Person zugewiesenen Geräte und Peripheriegeräte.
- 2
Planen Sie Rückgabedatum und Rückgabeort: Büro, Lager oder Versand.
- 3
Prüfen Sie die Rückgabe bei der Übergabe und erfassen Sie Zustandsnotizen.
- 4
Aktualisieren Sie die Verwahrungsverantwortung des Betriebsmittels, entfernen Sie die Zuweisung und setzen Sie den Status entsprechend.
- 5
Erfassen Sie den Abschluss von Datenlöschung oder Neuinstallation sowie Richtliniennotizen.
- 6
Bringen Sie das Gerät an einen Lager- oder Ersatzgerätestandort und erfassen Sie das Ziel.
- 7
Falls eine Reparatur nötig ist, setzen Sie den Reparaturstatus und erfassen Sie Anbieter und Standort.
- 8
Sammeln und prüfen Sie Zubehör: Ladegerät, Dockingstation, Tasche und Monitor.
- 9
Gleichen Sie Unstimmigkeiten ab und dokumentieren Sie fehlende Artikel mit Notizen.
- 10
Exportieren Sie bei Bedarf einen Austrittsdatensatz als Prüfnachweis.
- 11
Aktualisieren Sie den Ersatzgerätebestand, damit die Verfügbarkeit korrekt bleibt.
- 12
Wiederholen Sie denselben Ablauf bei Rollenwechseln und Neuzuweisungen.
Tipps für sauber dokumentierte Verwahrungsverantwortung
Die meisten „verlorenen Geräte“ sind in Wirklichkeit nicht erfasste Übergaben. Machen Sie die Übergabe zum Ereignis.
- Erfassen Sie bei Rückgaben immer den Zielstandort.
- Behandeln Sie Datenlöschung oder Neuinstallation als Lebenszyklusnotiz am Betriebsmittel.
- Verfolgen Sie Reparaturstatus und Anbieterstandort, damit Geräte nicht verschwinden.
- Exportieren Sie bei Bedarf Prüfnachweise, statt sie manuell neu zusammenzustellen.
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